Quand une entreprise informe ses salariés que leurs postes seront suivis, l’obstacle n’est presque jamais la volonté d’informer : c’est le texte. Trop général, il n’explique rien. « La société pourra contrôler les systèmes dans la mesure nécessaire » ne répond à aucune des trois questions que pose réellement un salarié : que voit-on, qui le voit, et combien de temps est-ce conservé.
Cette page propose un modèle à copier tel quel et les points qui posent problème au moment de l’adapter. Il s’agit d’un modèle, pas d’un avis juridique : la consultation des représentants du personnel et l’avis d’un professionnel restent nécessaires.
Sept éléments à faire figurer
- Finalité : contrôle du temps de travail, sécurité de l’information ou amélioration des processus. Une seule vaut mieux que trois.
- Périmètre : quels postes, quels services, combien de machines.
- Données enregistrées : horaires, usage des applications, captures d’écran oui ou non.
- Données non enregistrées : messagerie personnelle, cloud personnel. L écrire explicitement change la réaction de l’équipe.
- Personnes ayant accès : par fonction, pas « la direction ».
- Durée de conservation : combien de temps, et ce qui se passe ensuite.
- Point de contact : où poser une question ou contester.
Modèle prêt à l’emploi
Copiez le texte ci-dessous et remplacez uniquement les mentions en gras.
Information relative à l’enregistrement de l’usage des postes informatiques
À l’attention de l’ensemble du personnel
Afin d’assurer le bon déroulement de l’activité et la protection du patrimoine informationnel, la société enregistre l’usage des postes qu’elle fournit, dans les conditions décrites ci-dessous. La présente information est délivrée avant le début de l’enregistrement.
1. Finalité
Enregistrement aux fins de [contrôle du temps de travail / prévention des fuites de données / amélioration des processus].
2. Périmètre
Postes [Windows / macOS] fournis par la société, services concernés : [services, nombre].
3. Données enregistrées
Heures d’allumage et d’extinction, usage des applications professionnelles, [captures d’écran : oui/non], [accès aux fichiers : oui/non].
4. Données non enregistrées
Contenu des messageries personnelles, usage des services de cloud personnel, contenu des frappes au clavier.
5. Personnes ayant accès
Uniquement [administration des systèmes] et [direction des ressources humaines] ; chaque consultation est tracée.
6. Durée de conservation
[Trois] mois à compter de la collecte, puis suppression.
7. Droits du personnel
Chaque salarié peut demander l’accès aux données qui le concernent auprès de [service informatique].
8. Point de contact
[service, personne, poste téléphonique]
Le refus de cette information ne peut à lui seul entraîner une mesure défavorable ; les règles internes d’usage des équipements demeurent applicables.
[Nom de la société]
[Date]
Erreurs fréquentes lors de l’adaptation
- « Dans la mesure nécessaire » au lieu d’une liste : cette formule ouvre un périmètre illimité. Énumérez les données.
- Omettre ce qui n’est pas enregistré : c’est la première question posée. Exclure explicitement la sphère personnelle donne de la crédibilité à l’ensemble.
- Accès désigné seulement par service : ajoutez la fonction et le niveau hiérarchique.
- Durée sans suppression : « trois mois de conservation » ne suffit pas ; ajoutez « puis suppression ».
- Contradiction avec le règlement intérieur : si les données énumérées diffèrent, tout le texte devient attaquable.
Comment la diffuser
- Formaliser d’abord la politique interne et, lorsque c’est requis, consulter les représentants du personnel.
- Diffuser le même texte à tous, pas seulement par courriel.
- Organiser une réunion par service, avec un temps de questions.
- Recueillir un accusé de réception, en précisant qu’un refus n’entraîne aucune conséquence défavorable.
- Après le démarrage, ouvrir l’auto-consultation à chaque salarié.
Questions fréquentes
Information et consentement, est-ce la même chose
Non. L information expose ce qui est fait ; le consentement atteste de la compréhension. En contexte professionnel, le consentement est rarement la base adaptée : l’information et la consultation des représentants constituent la voie solide.
Un courriel à tous suffit-il
Il informe mais explique peu. Une réunion avec possibilité de poser des questions évite le « je ne savais pas » plusieurs mois plus tard.
Peut-on démarrer sans modifier le règlement intérieur
Si aucune disposition ne prévoit cet enregistrement, un écart apparaît entre la pratique et le document. Cet écart est le point faible lors d’un contrôle.
N activer que ce qui figure dans l’information
iMonitor permet de limiter la collecte aux données énumérées. Le périmètre, la durée de conservation et les droits d’accès se configurent de manière centralisée ; ce qui n’est pas déclaré reste désactivé dès le départ.
Cet article est une information générale et ne constitue pas un conseil juridique. Consultez un professionnel avant de modifier vos règles internes ou de traiter des données personnelles. Dernière mise à jour : 23 octobre 2026.