La question n’est jamais vraiment « le logiciel peut-il enregistrer cette donnée ? ». Elle est presque toujours : avons-nous le droit, et comment le déployer sans perdre l’équipe ? Les deux réponses dépendent de trois décisions prises avant l’installation, et d’une règle qui revient dans toutes les décisions de la CNIL : la proportionnalité.
Ce guide ordonne la mise en œuvre et les points où les entreprises se trompent le plus souvent. Il ne remplace pas un avis juridique : l’appréciation dépend de chaque situation.
1. Trois décisions avant l’installation
- Finalité : contrôle du temps de travail, sécurité de l’information ou amélioration des processus. Chaque finalité autorise un périmètre différent.
- Périmètre : quels postes, quelle plage horaire, quel niveau de détail.
- Durée de conservation : combien de temps les données sont gardées. Sans durée, les données personnelles sont conservées indéfiniment.
2. Ce qu’on peut enregistrer, ce qu’il faut éviter
| Donnée | Appréciation pratique |
|---|---|
| Heures d’allumage et d’extinction, temps de travail | Usage courant pour le contrôle du temps ; c’est le point de départ le plus sûr. |
| Utilisation des applications professionnelles | Acceptable pour une finalité d’amélioration des processus ; exclure les applications à usage personnel des statistiques. |
| Captures d’écran | À limiter à des situations précises (recherche de fuite de données). La capture permanente est le point qui suscite le plus de rejet et la justification la plus faible. |
| Contenu des frappes clavier | À éviter en principe. Mesurer « combien on tape » et enregistrer « ce qui est tapé » sont deux choses différentes. |
| Messagerie personnelle, cloud personnel | Hors périmètre. Même sur un poste fourni par l’entreprise, l’espace à usage personnel doit être séparé. |
| Enregistrement permanent caméra ou micro | Le cas le plus difficile à justifier. Si vous le faites, réduisez la finalité, la plage horaire et la conservation au strict minimum. |
La question de contrôle est unique : peut-on atteindre la finalité sans cette donnée ? S’il existe un moyen moins intrusif, c’est celui-là qu’il faut retenir. C’est le principe de proportionnalité, et c’est aussi l’argument le plus solide en cas de contrôle.
3. Informer les salariés et consulter le CSE
- Formaliser finalité et périmètre : charte ou règlement intérieur, avec consultation du CSE lorsqu’elle est requise.
- Informer toute l’équipe avec le même texte : une réunion par service fonctionne mieux qu’un courriel isolé, parce qu’elle permet de poser des questions.
- Recueillir un accusé de réception : en précisant que le refus n’entraîne aucune conséquence défavorable.
- Permettre à chacun de consulter ses propres données : cela réduit nettement le sentiment de surveillance unilatérale.
4. RGPD : quatre points de contrôle
- Finalité et base légale : l’intérêt légitime suppose une mise en balance documentée.
- Minimisation : ne collecter que ce qui est nécessaire à la finalité annoncée.
- Sécurité et accès : limiter les personnes qui consultent les données et tracer chaque consultation.
- Conservation et suppression : fixer des durées et supprimer à l’échéance. Les outils qui suppriment automatiquement évitent la plupart des erreurs.
5. Un ordre de déploiement qui évite les conflits
- Commencer par le temps de travail uniquement : ni captures d’écran, ni frappes. Une finalité, un message.
- Cadrer d’abord le côté de ceux qui consultent : qui peut voir, à quelle occasion. Sans cela, la première consultation inutile détruit la confiance.
- Ouvrir l’auto-consultation avant d’étendre les fonctions.
- Ajouter des périmètres explicables : par exemple un service ayant connu un incident documenté.
- Réexaminer après six mois : désactiver ce qui ne répond plus à aucune finalité. Pouvoir désactiver est en soi un argument interne.
6. Questions fréquentes
Faut-il le consentement des salariés ?
Ce n’est que rarement la base légale adaptée, car le consentement est difficilement libre dans une relation de travail. L’information, la transparence et la consultation des représentants sont la voie solide.
Peut-on surveiller l’usage personnel sur un poste de l’entreprise ?
Le fait que le matériel appartienne à l’entreprise n’autorise pas une surveillance illimitée de la sphère personnelle. Si l’usage personnel est toléré, il doit être exclu du dispositif ou strictement encadré.
Les captures d’écran permanentes sont-elles admises ?
C’est le cas le plus difficile à justifier au regard de la proportionnalité. Il est préférable de les réserver à des investigations précises, en définissant fréquence, conservation et droits d’accès.
Combien de temps conserver les données ?
Cela dépend de la finalité : un à trois mois suffisent souvent pour le contrôle du temps, la durée nécessaire pour les preuves d’un incident. L’essentiel est de fixer la durée et de garantir la suppression effective.
Démarrer avec le périmètre minimal
iMonitor permet d’activer d’abord le seul suivi du temps de travail, puis d’ouvrir les modules selon le besoin, avec contrôle de ce qui est collecté, de la durée de conservation et des droits d’accès.
Cet article est une information générale et ne constitue pas un conseil juridique. Consultez un professionnel avant de modifier vos règles internes ou de traiter des données personnelles. Dernière mise à jour : 23 octobre 2026.