« Tout garder au cas où » est le réglage par défaut de la plupart des projets de surveillance, et le moyen le plus simple d’échouer à un audit. La conservation est une décision, pas un paramètre de stockage.

Point de départ par type de donnée

• Temps de travail (connexion, actif, inactif) : un cycle de paie plus le délai légal de réclamation salariale.
• Usage des applications et du web : 30 à 90 jours en détail ; les agrégats peuvent rester plus longtemps.
• Nombre de frappes : 30 jours ; sert uniquement à la tendance.
• Captures d’écran : 14 à 30 jours, sauf enquête en cours.
• Transferts de fichiers et USB : 90 à 180 jours.
• Journaux d’accès (qui a vu quoi) : un an.

Trois règles qui tiennent

1. Appliquer dans le système, pas dans une charte. Si la suppression dépend de la mémoire de quelqu’un, elle n’a pas lieu.
2. Séparer la conservation légale de la routine. Une enquête ouverte est exemptée explicitement, avec un responsable et une date de fin.
3. Écrire la raison à côté du chiffre. « 90 jours parce que les litiges de fichiers apparaissent dans le trimestre » survit à un changement de direction ; « 90 jours parce que c’était la valeur par défaut » non.

Et cela doit figurer dans l’information : « les captures sont supprimées après 30 jours » est un fait évaluable, qui réduit l’inquiétude.

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Information générale, pas un conseil juridique.

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Autoriser les collaborateurs à utiliser leur propre ordinateur ou téléphone fait économiser de l’argent et complique la conformité. La vraie question n’est pas « pouvons-nous surveiller un appareil personnel ? » mais « quelle partie de cet appareil nous appartient ? ».

La ligne qui fonctionne

Enregistrable : l’usage des applications de l’entreprise, l’accès aux systèmes d’entreprise, l’activité à l’intérieur de ces systèmes et les fichiers qui en sortent. C’est de l’activité professionnelle, quel que soit le propriétaire du matériel.

À ne pas enregistrer : messages privés, photos, localisation hors temps de travail, contacts personnels, ou contenu d’écran quand la personne ne travaille pas. Un agent qui capture l’écran en continu sur un téléphone personnel enregistre la vie privée par construction, même si personne ne consulte les captures.

Trois conditions avant d’installer

1. Consentement éclairé et spécifique, par écrit. Sur un appareil personnel, la charte générale ne suffit pas : il faut une autorisation explicite et révocable.
2. Séparation technique, pas une promesse. Soit l’agent ne voit que le conteneur professionnel (messagerie, applications gérées), soit nous comptons sur la bonne foi.
3. Ce qui se passe au départ. L’effacement doit supprimer les données de l’entreprise et laisser intactes les données personnelles ; si ce n’est pas démontrable, ce n’est pas résolu.

Une alternative plus simple

Si l’objectif est de protéger l’information et non de surveiller des personnes, la prévention des fuites de données sur les systèmes d’entreprise suffit souvent : quels fichiers ont été copiés, sur quel support, par quel canal. Cela s’enregistre sur le serveur de l’entreprise, sans agent sur le téléphone personnel.

Information générale, pas un conseil juridique.

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Quand la moitié de la semaine se travaille à la maison, la question « est-il à son poste ? » perd son sens. La question utile devient : reste-t-il une trace que le travail a été fait ?

Trois décisions avant l’installation

1. Ce qui est enregistré. Pour les horaires et les heures supplémentaires, la connexion, le temps actif et le temps d’inactivité suffisent. L’activité clavier est comptée, pas capturée : combien de frappes répond à la question de productivité ; ce qui a été tapé crée une catégorie de données que personne ne veut défendre.

2. Où vivent les données. La surveillance en cloud envoie les enregistrements sur les serveurs du fournisseur et transforme une décision interne en question de transfert de données. En local (on-premise), le serveur reste dans le réseau de l’entreprise ; la réponse à « où sont ces données » tient en une phrase.

3. Qui peut les voir. Des droits par rôle, un journal d’accès et une durée de conservation appliquée par le système. Si l’outil ne permet pas de restreindre qui voit les captures, la seule protection du salarié est la charte écrite — et une charte n’est pas un contrôle.

Ce qu’elle ne doit pas faire

• Capturer des écrans par défaut pour tout le monde quand l’objectif annoncé est le temps de travail.
• Élargir le périmètre en cours de projet sans raison documentée.
• Ne fonctionner qu’avec une connexion : un portable hors réseau doit continuer à enregistrer.

Cadre juridique

En France, la surveillance doit être proportionnée, portée à la connaissance des salariés et, dans les entreprises concernées, soumise à la consultation du comité social et économique ; la CNIL exige une déclaration préalable dans de nombreux cas. Texte d’information générale, pas un conseil juridique.

Où se situe iMonitor EAM

iMonitor EAM est une solution de surveillance d’activité et de prévention des fuites de données qui s’exécute sur le serveur de l’entreprise. Les modules s’activent séparément, l’activité clavier est comptée et non capturée, et un serveur gère jusqu’à 2 000 postes sous Windows, macOS et Linux. Licence perpétuelle par poste, un an de mises à jour et de support ; édition professionnelle à partir de 5 postes, essai de 15 jours.

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