Les employeurs ont un droit juridique bien établi pour suivre la navigation Web, courrier électronique et d’autres activités par les employés utilisant des ordinateurs de l’entreprise et les appareils mobiles. Mais devraient-ils le faire?

Il peut y avoir plusieurs raisons en faveur de la surveillance. Premièrement, il peut aider à protéger votre entreprise contre le vol ou tout autre dommage. La surveillance peut également aider à affirmer la conformité aux règlements, obtenir des preuves en cas de poursuites judiciaires et d’assurer le lieu de travail exempt de harcèlement. Au moins les deux tiers des entreprises surveillent et la moitié ont tiré employés pour le Web et email infractions, selon les recherches effectuées par Nancy Flynn, directeur exécutif de l’Institut ePolicy, Columbus, Ohio, une formation et de consulting.

Prenez Celeste O’Keefe par exemple. Le directeur général de DANCEL Multimédia, une firme Biloxi, au Mississippi. Marketing qui sert avocats, a commencé à surveiller en 2006 après avoir remarqué que les employés trop souvent caché leurs écrans quand elle marchait. Ses clients paient à l’heure, et elle a voulu faire en sorte que les employés travaillaient. O’Keefe a demandé à son personnel de signer un accord de technologie et leur a dit qu’elle serait regarde.

Pourtant, elle a tiré quatre personnes pour des infractions numériques depuis lors, y compris une femme qui a fait le travail scolaire sur l’horloge et un homme qui a signé des ententes particulières avec les clients qui auraient dû être introduits dans l’entreprise. Pire, O’Keefe dit-elle pris un employé qui a été téléchargement de matériel pornographique qui semble impliquer des mineurs et a donné des preuves de la police recueillis par son logiciel de surveillance, iMonitor Soft.

Les employeurs devraient aussi être conscients des pièges potentiels de surveillance. Vous pouvez créer un problème de moral et le rendement de l’employé blessé si vos travailleurs se sentent un méfiants Big Brother se cache sur leurs épaules. Vous pourriez apprendre par inadvertance sur la religion des gens, l’orientation sexuelle, les opinions politiques et les problèmes médicaux, créant des dilemmes de la vie privée potentiels ou même ouvrir votre entreprise à des poursuites de discrimination. Et vous pouvez aller à l’encontre de la National Labor Relations Board si vous discipliner des employés pour faire des commentaires négatifs sur vous en ligne. Il ya un an, il a publié des directives en affirmant le droit des employés à discuter et à chercher à améliorer leurs conditions de travail, suite à un certain nombre de cas impliquant des médias sociaux.

Mangeoires devraient considérer la différence entre le suivi et la surveillance, explique la firme de recherche basée à Connecticut Andrew Walls, de sécurité et analyste des risques à Stamford, Gartner Inc. Il est pas à controverse ou gênant pour surveiller les événements sur le système informatique d’une entreprise à assurer une utilisation appropriée et protéger les actifs et la réputation de l’entreprise.

Mais la surveillance, défini comme le suivi des activités d’un individu, a « un facteur creepy » qui peut causer le refoulement des employés, dit-il. Éviter de tels problèmes en engageant seulement dans la surveillance ciblée d’une personne si vous avez des soupçons bien fondés de politique ou de violations de la loi et avoir l’accord documenté de cadres supérieurs et votre avocat.

La surveillance générale des abus électroniques, en pleine connaissance des employés, est une pratique nécessaire, dit Flynn. « Il est un fait de la vie de l’entreprise que les risques juridiques existent, les risques réglementaires existent, » dit-elle. «Les employés vont mettre votre entreprise à risque accidentellement ou intentionnellement. Vous avez besoin d’atténuer ces risques » et de garder méfaits de se transformer en crise ou de poursuites judiciaires coûteuses.

Voici trois conseils pour une approche efficace et équitable pour la surveillance électronique:

1:Définir des politiques écrites.

Il est important de créer une politique d’entreprise sur l’Internet et l’utilisation du dispositif qui rend les droits et responsabilités claires pour tout le monde – et qui renforce votre cas doit vous faire face à une contestation judiciaire.

Les employeurs devraient définir leurs risques et les besoins de sécurité, de peser les attentes des employés et de développer une politique qui établit un équilibre, Murs dit. Établissez des règles pour une utilisation acceptable du courrier électronique, messagerie instantanée, réseaux sociaux, les blogs et la navigation Web, ainsi que pour télécharger des logiciels et des applications. En outre, envisager la création d’un code électronique de conduite pour les employés à signer.

Une politique devrait également préciser comment le suivi sera fait et comment les données seront sécurisées ou détruites, murs dit. Protégez votre entreprise et vos employés en mettant un gestionnaire de haut niveau en charge et de mettre des freins et contrepoids sur son pouvoir.

2:Informez votre main-d’œuvre.

Expliquer les risques pour l’entreprise d’une mauvaise utilisation des actifs numériques, politique numérique de l’entreprise, les limites de la vie privée des employés en milieu de travail et le fait que la surveillance va se produire.

« Vous devez avoir la transparence, que le consentement pleinement éclairé, ou vous rencontrez des problèmes de moral ou les questions juridiques», dit-Murs. En outre, les gens tout simplement laisser savent que vous regardez peut avoir un effet de dissuasion importante.

Seul le Delaware et le Connecticut obligent les employeurs à informer les employés surla surveillance électronique, mais il est une bonne pratique là où vous vivez, dit Flynn. Rassurer les employés en disant:.. «Écoutez, nous sommes voyeurs pas électroniques Nous ne sommes pas de suivi parce que nous sommes curieux et nous voulons tout savoir sur votre divorce … Nous suivons parce que nous sommes obligés de maintenir un milieu de travail conforme ». Encourager les employés à maintenir des communications privées pour les ordinateurs personnels et les smartphones personnels.

3:Utiliser les outils technologiques.

Produits abondent pour surveiller les ordinateurs, les appareils mobiles et les réseaux. Pour réduire le potentiel pour le bureau de friction, la collecte d’informations personnelles sensibles et la quantité de temps que vous passez sur la tâche, pensez à utiliser une technologie qui peut vous alerter sur les problèmes potentiels, donc vous pouvez vous concentrer sur ce que les questions et soulever moins.

Vous pouvez également filtrer ou bloquer certains contenus Web, tels que les sites porno et haineux qui pourraient créer un environnement de travail hostile et en spirale en un dangereux problème.